خدمات سایت


متن کامل خبر

بایدها و نبایدهای برگزاری کنفرانس ویدیویی؛ چه نکاتی را باید رعایت کنیم؟

آرشیو
نمی‌خواهیم پیشگویی کنیم اما شاید کرونا به این زودی‌ها شرش را از سرمان کم نکند. هر چقدر که بیشتر در این بحران فرو می‌رویم، کم کم یاد می‌گیریم که کارهایمان را به صورت دیجیتالی پیش ببریم.
1399/01/02 09:03:01 ب.ظ

در این بین افراد شاغل که تا پیش از کرونا در محیط‌های جمعی کار می‌کردند، حالا برای ادامه ارتباط با همکاران خود مجبور به برگزاری کنفرانس‌ ویدیویی شده‌اند و کنفرانس‌ها را هم که می‌دانید، مثل تمام کارها آداب و رسوم خاص خودشان را دارند.

در این مقاله می‌خواهیم چند مورد از بایدها و نبایدهای برگزاری کنفرانس ویدیویی که هم باعث حفظ شأن و پرستیژ کاری و هم امنیت شما طی این مکالمات می‌شوند را با هم مرور کنیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.
فضا را آماده کنید


ترجیحا جای خلوتی را برای برقراری مکالمه انتخاب کنید. اگر این امکان برایتان فراهم نیست، از هدفون استفاده کنید که صدای پس‌زمینه به حداقل برسد. اگر با همسر، خانواده یا هم‌اتاقی‌تان در یک محل هستید پیش از انجام مکالمه به آن‌ها بگویید که با ایجاد سر و صدا مزاحم کارتان نشوند.

پس از این کار، دوربین را در جایی مستقر کنید که تصویر کاملا شفاف و واضحی از شما به طرف مقابل مخابره شود. فاصله‌تان از دوربین را طوری رعایت کنید که نزدیکی و دوری روی کیفیت صدای ارسالی‌تان تأثیر نگذارد. ضمنا بهتر است همیشه دوربین را (اگر به شکل دیوایس جانبی است) هم ارتفاع چشمان‌تان بگذارید تا حین مکالمه به نظر برسد که مستقیما در حال نگاه به دوربین هستید.

به نورپردازی هم توجه داشته باشید. نور طبیعی و مستقیم، بهترین شرایط را ایجاد می‌کند. اما در صورت نبود نور بهتر است از لامپ‌های سقفی استفاده کنید. هرگز جایی ننشینید که منبع نور پشت سرتان قرار داشته باشد چرا که در این حالت با ایجاد تصویر ضد نور مخاطبین‌تان را اذیت خواهید کرد.

ترجیحا پیش از انجام مکالمه هم دستی به سر و روی اتاقتان بکشید که چیز ناخوشایندی به چشم مخاطب شما نرسد. اگر دوست ندارید فضای پشت سرتان دیده شود هم همیشه می‌توانید از بک‌گراندهای مجازی استفاده کنید.
دستی به سر و رویتان بکشید

یکی از بزرگترین مزایای در خانه کار کردن این است که می‌توانید بدون نگرانی شلوارک و لباس‌های راحتی‌تان را بپوشید. اما موقع برگزاری کنفرانس ویدیویی این کار خیلی ایده خوبی نیست. البته این مهم نیست که آرایش داشته باشید یا نه، و حتما لزومی به پوشیدن کت و شلوار ندارید، اما لباسی بپوشید که شخصیت کاری‌تان زیر سؤال نرود.

یک نکته دیگر: از پوشیدن لباس‌های طرح دار یا راه راه بپرهیزید چرا که حواس طرف مقابلتان را پرت می‌کند. ضمنا پوشیدن پیراهن‌های یکدست سفید و یکدست مشکی هم ممکن است باعث به اشتباه افتادن سیستم تنظیم روشنایی خودکار وبکم شما شده و در تصویر اختلال ایجاد کند.
نکات مهم برای شروع مکالمه ویدیویی

بد نیست پیش از شروع کنفرانس، نرم‌افزار مورد استفاده را تست کرده و حتما به یک اینترنت خوب متصل شوید. به شارژ بودن گوشی یا لپ‌تاپ هم توجه کامل داشته باشید. بهتر است چند دقیقه قبل از شروع کنفرانس، اگر امکانش هست، وارد کنفرانس شده و اگر با نرم‌افزار مورد استفاده آشنا نیستید تمام گزینه‌ها و تنظیمات موجود را بررسی کنید تا حین مکالمه مشکلی برایتان پیش نیاید.

پیش از شروع صحبت‌های اصلی هم بهتر است یک چک کلی با سایر اعضا انجام بدهید. بهترین راه این است که همگی با گفتن یک جمله مشخص آمادگی خود را برای شروع صحبت اعلام کنند.
از قطع صدا و تصویر استفاده کنید

تمام نرم‌افزارهای برگزاری کنفرانس ویدیویی، گزینه‌هایی برای قطع موقت صدا و تصویر دارند. این گزینه‌ها در شرایط خاصی می‌توانند کاربرد داشته باشند، مثلا زمانی که بخواهید چند دقیقه‌ای از پشت میز بلند شده و کاری را انجام بدهید. تحت این شرایط حتما صدا را میوت یا تصویر را Pause کنید که ناخواسته و در شرایطی که حواستان نیست، چیزی که دوست ندارید به سمع و بصر سایر شرکت‌کنندگان در کنفرانس نرسد.
موقع صحبت کردن علامت بدهید

در مکالمات رو در رو، فهمیدن این که چه زمان نوبت صحبت کردن شماست کار سختی نیست (هر چند بعضی‌ها همین را هم نمی‌فهمند!). حرکات چهره و دست طرف مقابل نشانه‌های خوبی هستند که بدانید کی نوبت حرف زدن شما می‌رسد. اما تشخیص این موضوع به خاطر تأخیری که معمولا در کنفرانس‌های ویدیویی وجود دارد، چندان راحت نیست.

اگر کنفرانس ویدیویی شما با محوریت صحبت در مورد مشکلات محل کار است، بهتر است از قبل و به تشخیص مدیر نشانه‌ای را برای شروع صحبت در نظر بگیرید. مثلا هر کس که بخواهد صحبت کند حتما باید کف دستش را بالا و به سمت دوربین بگیرد یا کارهای دیگر.

وقتی هم نوبت به حرف زدن شما رسید، واضح و شمرده و با سرعت عادی حرف بزنید. هیچ نیازی هم به داد زدن نیست! مطمئن باشید صدای شما به خوبی به مخاطب‌تان می‌رسد. در غیر این صورت شک نکنید که افراد حاضر به شما تذکر لازم را خواهند داد.
متمرکز باشید

بی‌توجهی یا وانمود کردن به گوش نکردن، در چشم طرف مقابل بی‌ادبی است و باید از این کار بپرهیزید. پس بهتر است هنگام برقراری کنفرانس ویدیویی و زمانی که صحبت می‌کنید، به دوربین نگاه کرده و خوردن و آشامیدن و چک کردن ایمیل و کارهای دیگر را کنار بگذارید.

اگر هم کار واجبی پیش آمد، حتما این موضوع را به مخاطبین‌تان بگویید که در صورت ترک موقت کنفرانس تصور نکنند ارتباط شما قطع شده است.
پیش از اشتراک‌گذاری صفحه دسکتاپ را مرتب کنید

اگر حدس می‌زنید که ممکن است حین کنفرانس نیاز به اشتراک‌گذاری دسکتاپ پیدا کنید، پیش از شروع مکالمه دستی به سر و روی دسکتاپ بکشید و اگر اطلاعات حساسی در آن هست، آن را از چشم دیگران پنهان کنید که بعدا مشکلی برایتان پیش نیاید.

منبع : دیجیاتو
به این خبر امتیاز بدهید :
برچسب های خبر:
کلمات کلیدی :
  • کنفرانس,
هیچ نظری برای این خبر ثبت نشده است! اولین نفری باشید که نظری را ارسال می کند!
Captcha




هزاران سیستم سازمانی به بدافزار جدید گروه مجرم سایبری Blue Mockingbird آلوده شدند  image هزاران سیستم سازمانی به بدافزار جدید گروه مجرم سایبری Blue Mockingbird آلوده شدند 1399/03/06

کارشناسان امنیتی ادعا می‌کنند بدافزار پیچیده‌ی جدیدی با هدف معدن‌کاوی رمزارز، هزاران سیستم و سرور سازمانی را هدف قرار داده است.

امتیاز:
تعداد بازدید: 47

امکان فعالیت به‌صورت دورکاری برای کارمندان فیسبوک دائمی شد  image امکان فعالیت به‌صورت دورکاری برای کارمندان فیسبوک دائمی شد 1399/03/03

مارک زاکربرگ، مدیرعامل شرکت فیسبوک، در مصاحبه‌ای برنامه این شرکت در قبال مدل‌های فعالیت دورکاری برای کارمندان را توضیح داد.

امتیاز:
تعداد بازدید: 71

حمله سایبری به سوپرکامپیوترهای اروپا برای استخراج رمزارز image حمله سایبری به سوپرکامپیوترهای اروپا برای استخراج رمزارز 1399/02/28

چندین ابررایانه در کشورهای مختلف اروپایی مانند بریتانیا، آلمان و سوئیس به یک بدافزار استخراج رمزارز آلوده شده‌اند که باعث شده فعالیت آن‌ها برای بررسی حملات سایبری متوقف شود.

امتیاز:
تعداد بازدید: 107

نحوه ردیابی مخاطب در آیفون و تلفن های اندرویدی چگونه کار خواهد بود image نحوه ردیابی مخاطب در آیفون و تلفن های اندرویدی چگونه کار خواهد بود 1399/02/22

Google و Apple با سازمان های بهداشت عمومی در برنامه های ردیابی مخاطب همکاری می کنند ، و این هفته جزئیات مربوط به چگونگی عملکرد آن را ارائه دادند.

امتیاز:
تعداد بازدید: 117

ورد و پاورپوینت به‌صورت آزمایشی به قابلیت چند پنجره‌ای iPadOS مجهز شدند  image ورد و پاورپوینت به‌صورت آزمایشی به قابلیت چند پنجره‌ای iPadOS مجهز شدند 1399/02/14

مایکروسافت از چند روز پیش به‌صورت آزمایشی قابلیت جدید چند پنجره‌ای iPadOS را به اپلیکیشن‌های ورد و پاورپوینت در این سیستم‌عامل اضافه کرده است.

امتیاز:
تعداد بازدید: 135

نقص امنیتی بحرانی گوگل کروم؛ مرورگر را همین حالا آپدیت کنید  image نقص امنیتی بحرانی گوگل کروم؛ مرورگر را همین حالا آپدیت کنید 1399/02/03

گوگل از بروز نوعی آسیب‌پذیری بحرانی و خطرناک در مرورگر کروم خبر داده است. برای جلوگیری از هرگونه مشکل، بهتر است مرورگر خود را همین حالا به‌روزرسانی کنید.

امتیاز:
تعداد بازدید: 223

میلیون‌ها کاربر اپل در کانون حملات فیشینگ  image میلیون‌ها کاربر اپل در کانون حملات فیشینگ 1399/01/30

گزارش امنیتی برند فیشینگ در سه‌ماهه‌ی آغازین سال ۲۰۲۰ حاکی از آن است که کاربران اپل بیشتر در معرض حملات فیشینگ اطلاعاتی قرار دارند.

امتیاز:
تعداد بازدید: 139

وب‌سایت‌های جعل کننده اینماد فیلتر شدند  image وب‌سایت‌های جعل کننده اینماد فیلتر شدند 1399/01/26

مرکز توسعه تجارت الکترونیکی اعلام کرد ۲۹ وب‌سایت جاعل نماد اعتماد الکترونیکی (اینماد) فیلتر شد.

امتیاز:
تعداد بازدید: 178

افزایش محبوبیت شبکه‌های اجتماعی در دوران قرنطینه، به جز لینکدین image افزایش محبوبیت شبکه‌های اجتماعی در دوران قرنطینه، به جز لینکدین 1399/01/15

شیوع ویروس کرونا باعث شده بسیاری از مردم در کشورهای مختلف قرنطینه شوند و در خانه بمانند. این کار استفاده از شبکه‌های اجتماعی را افزایش داده.

امتیاز:
تعداد بازدید: 141

مایکروسافت در واکنش به افزایش ۷۷۵ درصدی ترافیک ابری، سرویس‌های خود را ارتقاء می‌دهد  image مایکروسافت در واکنش به افزایش ۷۷۵ درصدی ترافیک ابری، سرویس‌های خود را ارتقاء می‌دهد 1399/01/12

مایکروسافت با افزایش بی‌سابقه‌ی ترافیک در سرویس‌های ابری مواجه است و برای رفع نیاز کاربران، در پی اتخاذ سیاست‌ها و راهکارهای جدیدی است.

امتیاز:
تعداد بازدید: 200