نرم افزار دارایی ثابت چیست؟

هر شرکت و کسب و کار برای زمان راه اندازی شدن و سپس شروع به کار کردن به دارایی های ثابت و متغیری نیاز دارد. این اموال و دارایی های ثابت توسط افراد ذی نفع، مدیران مالی، هیئت امنا یا مدیران شرکت و سهام داران تامین می شود. در واقع این اموال و دارایی ها از جمله مهم ترین مولفه های یک شرکت و کسب و کار دولتی یا خصوصی محسوب می شود. علاوه بر این، این اموال متناسب با میزان آن ها یا واحد مورد نظر در محل مشخصی استقرار یافته  مورد استفاده قرار می گیرد. به همین جهت برای حفظ و نگه داری و همچنین مدیریت آن ها به نرم افزاری یکپارچه نیاز است. یکی از بهترین نرم افزارهای کاربردی و مهم در این زمینه نرم افزار دارایی ثابت یا نرم افزار اموال است.

با استفاده از این نرم افزار می توان کلیه اطلاعات مربوط به دارایی و اموال از جمله وضعیت و محل استقرار دارایی ها، هزینه های استهلاک، اطلاعات مرتبط با نحوه نگه داری از این دارایی، فرایند تامین و ... را ثبت و ذخیره کرد. منظور از دارایی های ثابت انواع تجهیزات، ماشین آلات و کلیه لوازمی است که توسط کارمندان و افراد مختلف استفاده می شود. یکی از موارد مهمی که در سازمان ها و مراکز دولتی و خصوصی و دولتی مختلف حائز اهمیت است، این است که در طول سال و حتی ماهانه ممکن است میزان این دارایی و اموال به مرور افزایش یابد. به همین جهت برای تعیین استراتژی کل سازمان و مدیریت این میزان بودجه و دارایی نیاز به نرم افزاری یکپارچه و مطمئن مانند نرم افزار دارایی ثابت (اموال) است. در این مطلب به طور کامل با اهمیت استفاده از این نرم افزار، مزایا و کاربرد آن به آشنا خواهید شد.

کاربرد نرم افزار دارایی ثابت چیست؟

همان طور که در پاراگراف بالا ذکر شد، هر شرکت یا کسب و کار دارای تعداد زیادی اموال ثابت و متغیر است که توسط کارمندان استفاده می شود. کنترل و مدیریت این اموال و چگونگی استفاده از آن ها در سازمان از اهمیت زیادی برخوردار است. به همین جهت با استفاده از نرم افزار دارایی ثابت می توان از عملکرد صحیح این منابع مالی  تجهیزات اطمینان حاصل کرد. مهم ترین کاربرد نرم افزار دارایی ثابت این است که در صورت لزوم و در بازه های زمانی مختلف توسط مدیران مورد استفاده قرار می گیرد تا از بروز خسارات مالی جلوگیری شود. برای مثال با استفاده از نرم افزار اموال می توانید یک گزارش دقیق و کامل مبتنی بر خریداران و فروشندگان اموال متغیر، نقل و انتقالاتی که در سازمان یا شرکت صورت می گیرد، کلیه متعلقات وابسته به سازمان و شرکت، اموال فروخته شده، اموال بایگانی شده و حتی اموالی که به مزایده گذاشته شده است، تهیه کنید. به گونه ای که مطلع شوید تا آخرین زمانی که این اموال در سازمان مورد استفاده قرار گرفته، چه زمانی بوده است؟ همچنین آیا این اموال توسط افراد مناسب و  در زمان مناسب مورد استفاده قرار می گرفته است یا خیر؟

ویژگی اتوماسیون نرم افزار دارایی ثابت چیست؟

هر پلتفرم و نرم افزاری که طراحی و تولید می شود، دارای ویژگی های منحصر به فردی است که آن را از سایر نرم افزارها متمایز می کند. نرم افزار دارایی ثابت نیز به گونه ای طراحی شده که هدف اصلی آن مدیریت امور مالی و کنترل اموال و دارایی ها است. این نرم افزار دارای سه بخش اصلی اطلاعات پایه، گزارش و عملیات مالی است. این سه بخش دارای امکانات مختلفی برای مدیریت دارایی های سازمان در اختیار مدیران مالی و ذی نفعان قرار می دهد. علاوه بر این، نرم افزار دارایی ثابت دارای ویژگی و قابلیت های منحصر به فردی است که در ادامه به معرفی آن ها می پردازیم.

1-     قابلیت طبقه بندی کردن و تعریف نمودن گروه های مختلف دارایی سازمان

2-     امکان ثبت کلیه رویدادهای مرتبط با اموال در پلتفرم اموال و دارایی ثابت

3-     امکان تهیه گزارش از اموال

4-     قابلیت تعریف سطوح دسترسی برای کاربران مختلف در صورت لزوم

5-     قابلیت کنترل و محدود کردن میزان دسترسی کاربران مختلف

مزایای استفاده از نرم افزار دارایی ثابت

طراحی نرم افزار دارایی ثابت به گونه ای است که عملکرد و وظایف منحصر به فردی که اجرا می کند، در طول استفاده از آن قابل مشاهده و مدیریت خواهد بود. در واقع عملکرد این نرم افزار به گونه ای است که با توجه به قابلیت مدیریت و کنترل اموال و دارایی که در اختیار کاربران قرار می دهد، تاثیر زیادی در کاهش هزینه های ناشی از مالیات و گزاف دارد. علاوه بر این، نرم افزار دارایی ثابت مزایای دیگری نیز دارد که به شرح زیر است:

• قابلیت تهیه گزارش­ از تمامی اطلاعات اموال موجود در سازمان

• مجهز شدن به قابلیت ایجاد مسئولیت برای مدیران و کارکنان سازمان در صورت لزوم
• امکان جمع ‌آوری کردن اطلاعات مربوط به اموال و دارایی ثابت با تمام جزئیات و مطابق با نیاز ذی نفعان
• حفظ اموال و جلوگیری از مفقود شدن یا آسیب‌ دیدن آن ها در طول مدت زمان استفاده توسط کارمندان و کاربران مختلف
• کاهش خطاهای انسانی در زمان ثبت و محاسبه دارایی ­ها

اهمیت استفاده از نرم افزار دارایی ثابت

بدون این که یک سیستم یا نرم افزار مطمئن و کاربردی برای مدیریت کردن و کنترل دارایی ها داشته باشید، امکان رهگیری کردن و سایر الزامات نگهداری اموال عملا وجود ندارد. در واقع در صورت عدم کنترل و برنامه ریزی صحیح ممکن است اموال ودارایی های سازمان آسیب دیده؛ جابه جایی های غیر مجاز رخ داده یا حتی دارایی ها مفقود شود. به همین دلیل بررسی و کنترل دارایی ها و اطلاع کامل داشتن از این اموال ثابت تاثیر زیادی در جلوگیری از این موارد دارد. سازمان ها و شرکت های مختلف می توانند با استفاده از نرم افزار دارایی سامانه می توانند از بودجه عملیاتی سازمان خود گزارش های دقیق تهیه کنند. همچنین روتین مناسب و صحیحی از روند حفظ و تعمیرات این دارایی ها داشته باشند. در صورت لزوم نیز گزارشات تهیه شده را به مدیران مالی تحویل داده و شاهد افزایش بازدهی سازمان باشند.کاربرد کامپیوتر ارائه دهنده انواع نرم افزار دارایی ثابت (اموال)