نکاتی کلیدی برای افزایش نظم و ارتقاء بهره وری در فعالیت های روزانه

زمان

انسان ها در چند کاره بودن ضعیف عمل می کنند، از این رو مدیریت زمان از اهمیت بالایی برخوردار است. چک کردن ناگهانی ایمیل ها یا سیل پیام های تلگرام و کارهای اتفاقی که پیش می آید، زمان زیادی از فرد را هدر می دهد. «دنیل لویتان» نویسنده ی کتاب «ذهن منظم» این حالت را «میل اخبار» می نامد.

میل اخبار بیشتر از آنچه فکر کنید وقت تان را هدر می دهد. «گلوریا مارک» دانشمند دانشگاه کالیفرنیا در تحقیقاتش متوجه شد که بعد از هر کدام از این کارهای غیر منتظره،  26 دقیقه برای برگشتن ذهن به نظم عادی زمان لازم است. برای اجتناب از این حالت، روزتان را برنامه ریزی کنید:

-روز را با اختصاص دادن زمانی به خود شروع کنید

ایمیل ها یا پیام هایی را در رسانه های اجتماعی جواب دهید که لازم است. با پاسخ های کوتاه و سریع، وظایف دیگران را مشخص کنید. کارهای بزرگ تر را برنامه ریزی کنید. گروه هایی که جنبه ی خبری دارند را پاک کنید. از رسانه های اجتماعی برای مواقع ضروری استفاده کنید.

-از زمان هایی که در وسایل نقلیه می گذرانید برای هماهنگی کارها استفاده کنید

«دیوید لاوندا» معاون استراتژی محصول در Harmon می گوید:

از زمانی که در مسیر می گذرد برای هماهنگ کردن کارها و به روز کردن پروژه های در دست کار، استفاده می کنم. از این رو زمانی که به اداره می رسم تصویر واضحی از وضعیت پروژه ام دارم.

-25% زمان ملاقات ها را کاهش دهید

زمان زیادی برای تنظیم کنفرانس تلفنی و گفتگوهای بی فایده تلف می شود. اگر یک ربع از زمان قرار ملاقات هایی که با 5 نفر در روز دارید را کم کنید، 2250 ساعت در ماه به وقت شما اضافه می شود. همین مقدار در سال به حدود 2 ماه کاری می رسد.

-وقت استراحت معینی داشته باشید

قرارهای ملاقات را پشت سر هم نگذارید، چرا که خستگی مانع از تمرکز تان می شود. اگر زمان استراحت مشخصی داشته باشید، بهره وری و خلاقیت ذهن تان نیز بیشتر می شود. اگر می توانید 10-20 دقیقه بعد از نهار چرت بزنید.

محیط

- در صورت امکان در منزل کار کنید

حتما برای نوشتن سند، مقاله یا تحقیق به تمرکز حواس نیاز دارید از این رو ممکن است در اداره به دلیل وجود حواس پرتی های زیاد نتوانید آن را انجام دهید. خیلی از مدیران متوجه شدند کارمندانی که در منزل کار می کنند، کمتر مریض شده و بهره وری بیشتری دارند.

-اعلان های موبایل و کامپیوتر تان را غیر فعال کنید

به شبکه های اجتماعی اجازه ندهید که حواس شما را پرت کنند و برای چک کردن ایمیل ها زمان محدودی را اختصاص دهید تا وقت تان هدر نرود. پشیمان نخواهید شد.

طرز تفکر

- به جای ایمیل زدن، گفتگو کنید

تلفن را برداشته در راهرو با همکارتان صحبت کنید. اگر همکارهای شما خارج از کشور هستند با آنها چت کنید. با این کار سوء تفاهم ها از بین می رود و هر دو متوجه منظور یکدیگر می شوید.

- مسائل سخت را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید

با این روش، سنگینی کار بر دوش تان کم شده و کمتر کارها را به تعویق خواهید انداخت. یک راهبرد عملی برای این کار، استفاده از توسعه ی نرم افزاری چابک است. این نرم افزار طوری طراحی شده که کارها را به قسمت های کوچک تر تقسیم کرده و استرس شما را نیز کم می کند.

- از لیست وظیفه برای کاهش خطای کاری استفاده کنید

زمانی که حجم کاری زیادی بر دوش شما گذاشته شده یا زمان محدودی دارید، لیست وظیفه می تواند در متمرکز ماندن شما کمک کند.