ممکن است ایمیل‌هایی که می‌نویسید مورد توجه قرار نگیرند. برای نوشتن یک ایمیل تأثیرگذار روش‌هایی وجود دارد که میتوانند به شما کمک کنند. تاثیر واژه ها و نوع نگارش گاه به اندازه خود مطلب ارزش دارد.
نوشتن ایمیل می‌تواند به کار اعصاب‌خرد‌کنی تبدیل شود! ایمیل تشکر شما از کسی که به‌تازگی او را در مصاحبه‌ی شغلی ملاقات کرده‌اید، باید چگونه باشد؟ چگونه بدون برانگیختن احساسات، به تیم خود می‌گویید هنوز کار خود در زمینه‌ی پروژه را به‌خوبی پیش نبرده‌اند؟ نویسنده‌ای به نام جاسلین گِلی (Jocelyn Gleii) کتابی نوشته است که به سؤالات این‌چنینی پاسخ‌های ساده و قانع‌کننده‌ای می‌دهد. در این مقاله ما به برخی از نکاتی که گلی در کتابش به آن پرداخته است، اشاره می‌کنیم. این مقاله را بخوانید و به دوستان خود ایمیل کنید.
مانند این جمله: «فکر نمی‌کنم که هنوز طرح‌ها به آن مرحله‌ای که در ذهن دارم، رسیده باشند». گلی به تحقیقات یک روان‌شناس با نام کارل دووک (Carol Dwek) اشاره می‌کند و می‌گوید که استفاده از لغت «هنوز» باعث می‌شود که در افراد یک «ذهنیت پیشرفت» ایجاد شود؛ به این شکل که شخص گوینده همچنان در تلاش است تا کارها را سروسامان دهد. گلی می‌گوید:
استفاده از این لغت، خود‌به‌خود باعث ایجاد چنین ذهنیتی می‌شود؛ به‌خصوص مواقعی که پیشرفت کارها در قالب زمانی مطرح است.
بسیاری از ایمیل‌ها اولین بار در یک گوشی خوانده می‌شوند. پس یک ایمیل که نگارش آن در لپ‌تاپ خوب به نظر می‌رسد، ممکن است در گوشی به شکل فاجعه‌باری بد جلوه کند. پس قبل از ایمیل به افراد مهم یا پرمشغله، آن را در گوشی خودتان مرور کنید. گلی در این مورد می‌گوید:
شما همیشه باید این احتمال را در نظر بگیرید که ممکن است یک ایمیل در یک وضعیت بی‌صبرانه یا شلوغ و در یک نگاه خوانده شود. این موضوع به این معنی است که ایمیل شما باید مفید و مختصر باشد و مستقیم به موضوع اصلی بپردازد.
گلی می‌گوید صرف نظر از اشتیاقی که شما می‌خواهید از طریق ایمیل به مخاطب خود برسانید، زمانی که خواننده‌ی ایمیل آن را می‌خواند، از شدت پیام و احساسات نهفته در آن کاسته می‌شود. وی می‌گوید: وقتی فرستنده‌ی ایمیل فکر می‌کند که ایمیل او خنثی و رک است، اغلب، برداشت خواننده از ایمیل منفی است.
پس زمانی که شما احساس می‌کنید با لحن پرحرارتی ایمیل را نوشته‌اید، نگران نباشید! ایمیل شما کاملا طبیعی به نظر خواهد رسید. پس اگر در ایمیل خود از یک یا دو علامت تعجب استفاده کنید، لزوما به معنی حرفه‌ای نبودن شما نخواهد بود.
برای افزایش شانس دریافت پاسخ ایمیلتان، باید اطمینان حاصل کنید که از ابتدا ایمیل خود را بااعتبار جلوه دهید. این موضوع به‌خصوص زمانی که گیرنده‌ی ایمیل شما را نمی‌شناسد، بسیار کارگشا است. بعد از این کار، مستقیم به طرح درخواست خود بپردازید.
گلی در کتاب خود نوشته است: در جهانی که دامنه‌ی توجه مردم آن بسیار کوتاه است، بهتر است ابتدا به‌صورت مستقیم درخواست خود را مطرح کنید و سپس به توجیه آن بپردازید. به این فکر کنید که دو سه سطری که در پیش‌نمایش ایمیل شما در این‌باکس گیرنده ظاهر خواهد شد، چه اثری بر او خواهد گذاشت؟ آیا می‌تواند توجه او را جلب کند؟
گلی در کتابش آورده است: اگر شما سؤالی از رئیس خود می‌پرسید، یک راه‌حل هم پیشنهاد کنید. به عبارت دیگر گفتن این جمله که «نظرتان در مورد x چیست؟» اشتباه است. اگر می‌خواهید درخواست مرخصی دهید، به او توضیح دهید که این مرخصی کوتاه خواهد بود و اینکه همکارتان کارهای شما را انجام خواهد داد و این مرخصی به شما فرصت استراحت می‌دهد تا بعد از بازگشت با انرژی بیشتری کار خود را پیش ببرید.
فرض کنید شخصی به شما ایمیل زده و از شما درخواست کرده است که او را به فردی که در محیط کارتان می‌شناسید، معرفی کنید. شما مجبور نیستید به خواسته‌ی او تن دهید.
گلی نوشته است که اگر شما واسطه‌ی معرفی شخصی شوید، به این معنی است که او را به‌صورت غیرمستقیم حمایت و تأیید می‌کنید. پس اگر به انجام این کار راغب نیستید، همین را به او بگویید. برای مثال: خیلی دوست داشتم که شما را به او معرفی کنم، اما رابطه‌ی من با ایشان تقریبا جدید است، بنابراین در حال حاضر مناسب نیست که شخصی را به او معرفی کنم.
گلی می‌گوید:
دانستن اینکه می‌توانید به کسی کمک کنید، باعث می‌شود در درون شما حس خوشایند و زیبایی ایجاد شود. همین موضوع باعث می‌شود که افراد به یکدیگر کمک کنند.
در این جا به نمونه‌ای از این ایمیل‌ها نگاهی می‌اندازیم:
سلام مارک؛ ما فید‌بک‌های مثبت زیادی از وب‌سایت واکنش‌گرایی که برای ما طراحی کردی، دریافت کرده‌ایم. ترافیک وب‌سایت ۵۰ درصد رشد کرده است. ممنون بابت همه‌ی زحماتی که برای ما و برای پروژه کشیدی.
گلی در این مورد نوشته است:
همیشه وقتی از کسی چیزی می‌خواهید، آن را در قالبی بیان کنید که برای او باارزش است، نه در قالبی که خودتان می‌خواهید.
از خودتان بپرسید چگونه می‌توانم پا در کفش آنها کنم؟ چه پیشنهاد باارزشی می‌تواند باعث جلب توجه آنها شود؟ یک نکته که باید به یاد داشته باشید این است که هیچ‌گاه به‌طور کامل از حروف بزرگ در عنوان ایمیل استفاده نکنید.
این غذاها را در آنتالیا امتحان کنید
1398/05/30
آنتالیا طی سالیان اخیر پیشرفت چشم‌گیری هم در زمینه گردشگری و هم خوراک داشته است. ازاین‌رو بهترین غذاهای آنتالیا را در اینجا فهرست کرده‌ایم.
امکان رصد و پایش انواع تشعشعات و پارازیت برای شهروندان تهران و شیراز مهیا شد
1397/06/05
رئیس سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیوئی از راه‌اندازی سامانه اندازه‌گیری اثر تجمعی شدت میدان امواج الکترومغناطیسی بر روی پایگاه اینترنتی این سازمان خبر داد.
3 روش کاهش استرس در جلسات کاری
1397/05/15
مذاکرات عضو جدایی ناپذیر هر کسب‌وکاری است. هرقدر ذهن در طول مذاکرات آرام‌تر باشد میزان استرس کم‌تر شده و خلاقیت فرد تقویت می‌شود.
عوامل موفقیت در کسب و کار
1397/05/11
کارمندی که به کارفرما و به محیط کار خود اعتماد داشته باشد از هیچ تلاشی دریغ نمی‌کند و این کلید اصلی موفقیت هر کسب‌وکاری است.
اگر مدیرتان به پیشرفت شما کمک نمی‌کند؛ بهترین کار چیست؟
1397/05/10
اگر در حال حاضر از حمایت مدیر یا رئیس خود برخوردار نیستید، به این معنا نیست که راه دیگری برای پیشرفت شغلی و توسعه‌ی مهارت‌های حرفه‌ای خود پیش رو ندارید.
چگونه فشار کاری را کنترل کنیم؟
1397/04/28
فشار کاری به دلایل مختلف روند افراد را تحت تاثیر قرار می‌دهد. با برخی اقدامات می‌توان بهترین عملکرد را در این شرایط نیز به دست آورد.
مدیرعاملان جدید باید از چه رفتارهایی پرهیز کنند
1397/04/09
مدیرعاملانی که به‌تازگی مسئولیت هدایت یک شرکت را به عده گرفته‌اند، در معرض اشتباهات متداولی قرار دارند که آنها را موفقیت‌های بزرگ بازمی‌دارد.
موجی جدید؛ کودکان ابزار تبلیغات والدین در شبکه‌های اجتماعی
1397/03/22
مونیکا نادی: والدین با استفاده ابزاری از کودکان حریم شخصی و حق انتخاب را از آنها می‌گیرند
6اشتباه رایج کاربران در لینکدین
1397/03/20
استفاده از شبکه‌ی لینکدین می‌تواند مفید یا غیر مفید باشد؛ این بستگی به شما دارد که چگونه از امکانات و فرصت‌های عالی این شبکه‌ی اجتماعی استفاده کنید.
مروری بر زندگی استیون هاوکینگ، نظریه‌پرداز و کیهان‌شناس برجسته
1396/12/23
استیون ویلیام هاوکینگ (Stephen William Hawking) فیزیکدان نظری، کیهان‌شناس و نویسنده‌ی بریتانیایی و مدیر تحقیقات مرکز کیهان‌شناسی نظری در دانشگاه کمبریج...
مشاهده سوابق کاربر